בין ניהול וארוחת החג

כאשר אנחנו עובדים במסגרת ארגונית, אנחנו יודעים שמשימות צריך לנהל, לתעדף, ולהקצות להן משאבים. כאשר אנחנו מקבלים פרויקט ארגוני, אנחנו יודעים שאנחנו צריכים לגייס אנשי צוות בעלי כישורים מתאימים, לחלק משימות, להגדיר מדדי הצלחה ואבני דרך, ולקבוע לוחות זמנים.

ארוחות חג ככלל מאופיינות בהכנת מספר גדול של מנות שונות, אירוח מספר גדול מהרגיל של סועדים, ולחץ של זמן. כדי שלא נגיע למצב שבו האורחים דופקים בדלת וחצי מהארוחה עדיין לא מוכן, צריך להתייחס אליה כאל פרויקט ארגוני לכל דבר, וכמו בכל פרויקט המפתח להצלחה הוא תכנון נכון.

השלב הראשון, כשבועיים-שלושה לפחות לפני החג, הוא בניית תפריט. בשלב זה נרצה לשאול את עצמינו את השאלות הבאות:

• כמה אנשים באים?
• כמה מנות שונות צריך להכין?
• אלו כמויות נכון להכין לכל מנה?
• האם יש דרישות תזונתיות מיוחדות בקהל המוזמנים? צמחונים? טבעונים? צליאקים? סוכרתיים? אלרגיות שונות?
• האם יש מנות מסורתיות שנהוג להגיש בחג הזה?

האם אנחנו יודעים להכין את כל המנות שאנחנו רוצים להגיש? האם הכנו את כולן בעבר? ייתכן שבשלב זה נרצה לוודא שיש לנו מתכונים רלוונטיים לכל המאכלים, ואולי בחלק מהמקרים לעשות כמה נסיונות מוקדמים כדי לוודא שהכל יוצא כמו שאנחנו מצפים.

שלב שני: בדיקת מלאי וסקירת ציוד ותשתיות.
נוודא שיש לנו את כל הציוד הנדרש להכנת כל המנות: סירים, מחבתות, תבניות לתנור, כלי הגשה מתאימים וכו'. האם יש מאכלים שדורשים כלים מיוחדים שאין לנו במטבח? 
שימו לב שכשמדובר בפסח יכול להיות שמטעמי כשרות צריך יהיה להשלים כלי בישול מתאימים שחסרים לנו בכלי הפסח. אל תבנו על זה שאתם זוכרים שהייתה לכם תבנית אפייה מסוימת לפני שנתיים – יכול להיות שנתתם אותם לדודה יחד עם שאריות מהחג הקודם, יכול להיות שהיא הפכה לחמץ, יכול להיות שהיא נשברה או בגודל לא מתאים.
לוודא שיש את כל הציוד משמעו לראות בעיניים ולהחזיק בידיים.
כדאי לערוך רשימה של איזה מאכל מכינים באיזה כלי, כדי לוודא שלא תכננתם את אותו סיר לשני תבשילים שונים.

שלב שלישי: הגדרת דרישות רכש.
זה הזמן להכין רשימת קניות, שכוללת מצרכי מזון בהתאם לתפריט שהוחלט עליו בשלב הראשון, וכלי בישול חסרים שהגדרנו בשלב השני.
אנחנו רוצים שהרשימה שלנו תציין עבור כל פריט איפה קונים אותו ומתי.
אם יש מוצרים שצריך להזמין מראש בחנויות מתמחות (כמו בשר, עוף, דגים) – צריך להחליט מאיפה מזמינים, לוודא עם החנות שיהיה להם מה שאנחנו צריכים, ולברר מתי יהיה מוכן. להחליט מי בצוות ההפקה של ארוחת החג יילך לחנות לאסוף את המוצרים המוכנים ומתי.
לקראת החג בדרך כלל יש מבצעים ברשתות השונות, וכדאי כמובן לברר איפה כדאי לקנות כל סוג מוצר. כאשר מדובר בקנייה גדולה, אפשר לעשות הזמנה מראש באינטרנט – זה חוסך זמן כי מישהו אחר יאסוף בשבילכם את ההזמנה ויעמוד בשבילכם בתור בקופה. אבל שימו לב שאם אתם עושים הזמנה מראש, תבקשו שזמן המשלוח יהיה יום-יומיים לפני יום הבישולים. צפו שחלק מהמוצרים שאתם צריכים יהיה חסר, והתכוננו לעשות השלמות חירום ברגע האחרון.

שלב רביעי: תכנית עבודה וחלוקת תפקידים.
המשאבים שעומדים לרשותנו במטבח הביתי מוגבלים באופן טבעי. תנור אפייה, להבות בגדלים שונים בכיריים, משטחי עבודה, מקום במקרר, סכינים, קערות וכו' – כולם מעטים מדי למול הצרכים שלנו. לכן אנחנו צריכים להחליט בשלב הזה:

• מה יהיה סדר ההכנה של המנות?
• כמה זמן לוקח להכין כל מנה (בחלוקה לשלבים השונים – קיצוץ, ערבוב, הכנת רוטב, השרייה/מנוחה, בישול/אפייה, צינון וכדומה)?
• כמה מקום תופס כל סיר על הכיריים?
• איזה תבניות ואיזה כלים אפשר להכניס לתנור ביחד מבחינת מידות הכלי וטמפ' האפייה הנדרשת?
• איזה מאכלים אפשר להכין יום קודם, ומה חייב להיות טרי ברגע ההגשה? מה מוגש חם ומה קר?
• לאן תעבור כל מנה כאשר הכנתה תסתיים? האם יש מאכלים שאפשר להעביר מכלי הבישול לכלי הגשה וכך לפנות את כלי הבישול לשימוש נוסף?

למתקדמים, הנה דוגמה לתכנון מדוקדק של הכנת ארוחה (לחג ההודיה במקרה הזה) אפשר לראות בתרשים הגאנט המצורף, אשר מפרט את שלבי ההכנה של כל מנה על ציר הזמן, באופן שמאפשר לעקוב אחר השימוש בתנור ובכיריים, ולאתר את הזמן שבו מנה מסויימת נמצאת בתנור כדי לעבוד על המנה הבאה:

חלוקת תפקידים בצוות ההפקה של הארוחה היא חלק בלתי נפרד משלב זה.

• כמה אנשים יכולים לעבוד במטבח במקביל?
• מי בצוות יכול להיות אחראי על איזו מנה?
• ילדים בגילאים שונים – מה היכולות שלהם לעזור? (שטיפת ירקות? ייבוש כלים? עריכת השולחן?) האם נמצאים במטבח או שצריך לדאוג להם לתעסוקה במקום מחוץ לאזור הסכנה?
• מי אחראי ילדים? אם צריך להעסיק את הילדים הקטנים, כדאי לתכנן זאת מראש ולהכין משחקים, סרט בטלוויזיה, אירוח אצל חברים/שכנים וכיו"ב.
• מי אחראי על שטיפת וייבוש כלים תוך כדי עבודה?
• מי אחראי על פינוי זבל מהכיור, ריקון הפח מהמטבח, סידור סביבת העבודה תוך כדי תנועה?

שלב חמישי: תיקונים בתכנון
עכשיו יש לנו כבר מושג דיי טוב על מה אנחנו הולכים לעשות ואיך. יכול להיות שנגלה שתכננו כמויות של אוכל שלא נצליח להכין, ונרצה להוציא אותן למיקור חוץ. יכול להיות שנגלה שבאופן כללי אנחנו מתכננים מספר מנות גדול מדי וצריך לצמצם את התפריט (או להיפך). יכול להיות שנגלה שחסרים לנו כלים שלא חשבנו עליהם, או שנצפה מצוקת מקום במטבח ונבקש מהשכנים לאחסן אצלם במקרר איזה סיר. לכן בשלב זה נעבור שוב על כל התוכנית כדי לוודא שלא שכחנו שום דבר, ושלוח הזמנים הגיוני.

שלב שישי: ביצוע
מכינים את הארוחה בדיוק לפני התכנון (ומקווים שלא צריך להריץ מישהו לסופר ברגע האחרון כי שכחנו לקנות איזה תבלין).

שלב שביעי: תיקוף התוצאה
או במילים אחרות – יושבים לאכול בנחת ונהנים מארוחת החג.

חג שמח!